§ 2. Usługi polegające na przechowywaniu dokumentacji niearchiwalnej, zwanej dalej „dokumentacją”, w tym dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, są świadczone przez archiwa państwowe w zakresie niegrożącym uszczerbkiem dla ich działalności archiwalnej, o której mowa w art. 23 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji, o której mowa w pkt 1. § 2. Pracodawca zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia. Celem dokumentacji pracowniczej jest bowiem zachowanie: poufności, integralności, kompletności, dostępności dokumentów, a także ochrona ich przed zniszczeniem. Jeśli nie prowadzisz dokumentacji pracowniczej lub robisz to w sposób nieprawidłowy, grozi Ci nałożenie grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 tys. zł na wniosek Inspektora Edukuję pracowników i menedżerów w obszarze prawa pracy i kalkulacji wynagrodzeń oraz tego, jak efektywnie i zgodnie z prawem zarządzać kapitałem ludzkim w organizacjach. HR na szpilkach, czyli jak wypracować wysoki poziom serwisu HR w organizacji, pogodzić interesy twardego i miękkiego HR-u i nie zapomnieć o sobie. wpłata podatku VAT za październik 2023 r. Prawo pracy - zawiera zagadnienia z zakresu m.in. zawierania i rozwiązania umowy o pracę, wynagrodzenia, czasu pracy, urlopów i ZFŚS. - Portal Podatkowo-Księgowy. Świadectwo pracy - treść. Zgodnie z przepisami prawnymi, świadectwo pracy powinno zawierać przede wszystkim informacje dotyczące: okresu zatrudnienia, wymiaru etatu, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy (ze wskazaniem podstawy prawnej), a także inne dane niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia myOjBU. Pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w bezpiecznych warunkach. Ewentualne zamknięcie zakładu pracy i zwolnienie pracowników nie jest równoznaczne ze zwolnieniem go z tego obowiązku. Co warto wiedzieć o prawidłowym przechowywaniu dokumentacji pracowniczej? Podmioty, które zatrudniają pracowników gromadzą dokumenty na ich temat. Już w trakcie procesu rekrutacyjnego pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie wypełnionego kwestionariusza osobowego, świadectwa pracy z poprzednich zakładów pracy czy dokumentów potwierdzających jego kwalifikacje zawodowe. Ponadto, w teczce pracowniczej powinno ? już po zatrudnieniu pracownika ? znaleźć się orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Pracodawca może przy tym żądać innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów. Oznacza to, że przechowywanie tych wszystkich informacji o pracownikach przez pracodawców można uznać za formę przetwarzania danych osobowych. To zaś niesie za sobą określone obowiązki. Wytyczne nie tylko w Kodeksie pracy Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej przez podmiot zatrudniający wynika między innymi z zapisów poczynionych przez ustawodawcę w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 94 § 9a każdy pracodawca powinien ?prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników?. Sposób prowadzenia tej dokumentacji reguluje zaś rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Dzieje się tak dlatego, że pracodawcę uznaje się za administratora danych osobowych, który powinien zapewnić im odpowiednią ochronę. Chronić przez zniszczeniem Podstawowym obowiązkiem, jaki spoczywa na podmiocie zatrudniającym jest ochrona zgromadzonych danych zarówno przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą, jak i udostępnieniem ich osobom nieupoważnionym. Z punktu widzenia pracodawcy dopuszczenie do naruszenia na tym polu może prowadzić do poważnych konsekwencji natury finansowej. Zgodnie z art. 281 pkt 7 Kodeksu pracy ?pozostawienie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem? jest traktowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracowników. Kara przewidziana za takie wykroczenie to od 1000 do nawet 30 000 złotych. Kiedy dokumenty do archiwum? Zakończenie działalności gospodarczej nie zwalnia pracodawcy z obowiązku właściwego przechowywania dokumentacji byłych już pracowników. W tej sytuacji, aby wywiązać się z nałożonych przez ustawodawcę wytycznych, były przedsiębiorca najczęściej musi skorzystać z archiwum. Wynika to z tego, że okres przez który powinien on przechowywać pracownicze teczki jest bardzo długi ? dokładnie 50 lat od dnia zakończenia pracy przez ubezpieczonego. Warto przy tym wskazać, że były pracodawca może skorzystać w tym celu zarówno z archiwum państwowego, prywatnego, jak i utworzyć swoje własne. Przeniesienie dokumentów do archiwum państwowego nie jest proste. Jeżeli przedsiębiorca, który podlegał wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej nie posiada środków na opłacenie właściwego przechowywania dokumentów, może zwrócić się do sądu rejestrowego z wnioskiem o stwierdzenia braku możliwości ich zabezpieczenia przez wymagany czas. Jeżeli sąd sprawę rozpatrzy pozytywnie, to były przedsiębiorca będzie mógł złożyć dokumentację do archiwum państwowego. Aby tak się jednak stało, wnioskujący musi przedstawić szczegółowe informacje na temat swojej aktualnej sytuacji finansowej. Nieco inaczej jest w sytuacji, gdy były pracodawca decyduje się złożyć dokumentację pracowniczą do archiwum prywatnego lub utworzyć własne. To wiąże się z koniecznością pokrycia kosztów przechowywania teczek swoich byłych podwładnych. Niezależnie jednak od tego, do jakiego archiwum przekazywana jest dokumentacja, niezbędne jest jej właściwe uporządkowanie. To polega między innymi na ułożeniu dokumentów w teczkach w sposób chronologiczny czy ich zabezpieczeniu. Dopiero tak przygotowane dokumenty można przekazać do wybranego archiwum. Jaki nowy obowiązek informacyjny ma pracodawca w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy powinni dołączyć do świadectwa pracy zwalnianego pracownika informację o okresie przechowywania jego dokumentacji kadrowej, możliwości jej odbioru oraz ewentualnym jej zniszczeniu w razie nieodebrania dokumentacji. Zgodnie z wyjaśnieniami resortu pracy obowiązek ten dotyczy jednak tylko pracowników, którzy zostali zatrudnieni w 2019 r. i z którymi w tym roku lub później dojdzie do rozwiązania stosunku pracy. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca musi dołączać do świadectwa pracy, wydawanego pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, informację o: 1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony (pierwszy lub ponownie nawiązany), 2) możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie wskazanego okresu jej przechowywania, 3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym terminie. Informacja ta powinna zostać przekazana w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 946 Kodeksu pracy). Wzór informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej Warszawa, 31 maja 2019 r. "Wezyr" Sp. z ul. Lipowa 1 01-355 Warszawa Pan Jan Wiśniewski ul. Zamkowa 13 01-355 Warszawa INFORMACJA Na podstawie art. 946 Kodeksu pracy informujemy, że: 1) okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, tj. dokumentów związanych z Pana stosunkiem pracy, którego rozwiązanie następuje z upływem 31 maja 2019 r., a także Pana akt osobowych wynosi 10 lat i upłynie 31 grudnia 2029 r., 2) ma Pan prawo odbioru dokumentacji pracowniczej do 31 stycznia 2030 r., 3) dokumentacja pracownicza zostanie zniszczona w razie nieodebrania jej we wskazanym terminie. Mariusz Kozłowski Wiktor Olbrycht prezes zarządu członek zarządu Kogo dotyczy nowy obowiązek informacyjny Nowy obowiązek informacyjny dotyczy tylko tych stosunków pracy, które zostały nawiązane w 2019 r. i które następnie zostały lub zostaną rozwiązane. Nie dotyczy natomiast stosunków pracy, które zostały zawarte przed 1 stycznia 2019 r., a rozwiązały się w tym roku, czyli po wejściu w życie nowych przepisów o dokumentacji pracowniczej. Obowiązek sporządzenia informacji dotyczącej okresu przechowywania dokumentacji kadrowej, dołączanej do świadectwa pracy, wynika z art. 946 Kodeksu pracy. Przepisy przejściowe określają natomiast, że do stosunków pracy zawartych przed 1 stycznia 2019 r. stosujemy art. 94 pkt 9a i 9b oraz art. 948-9412 Kodeksu pracy (art. 7 ust. 1 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Nie wymieniają zatem art. 946 Kodeksu pracy. Dlatego należy uznać, że nowy obowiązek informacyjny dotyczący przechowywania dokumentacji kadrowej nie obejmuje stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. Takie stanowisko w tej kwestii prezentuje również Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Przykład Załóżmy, że w maju 2019 r. pracodawca będzie wypowiadał trzy umowy o pracę, zawarte odpowiednio: 1 stycznia 2019 r., 1 września 1999 r. (w tym przypadku pracodawca przesłał do ZUS raport informacyjny) oraz 1 lipca 1990 r. Do świadectwa pracy za pierwszą umowy o pracę należy dołączyć informację o 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, której bieg rozpocznie się 31 grudnia 2019 r. Pracodawca powinien umieścić w tej informacji także zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie tego okresu, czyli do końca stycznia 2030 r. Jego obowiązkiem będzie też poinformowanie pracownika, że w razie nieodebrania dokumentacji w tym terminie zostanie ona zniszczona. Do pozostałych stosunków pracy nie należy stosować nowych obowiązków informacyjnych w zakresie przechowywania dokumentacji. Nie trzeba zatem załączać do wydawanych świadectw pracy informacji o okresach i zasadach odbioru dokumentacji pracowniczej. Obowiązek informacyjny wynikający z RODO Należy zwrócić uwagę, że oprócz obowiązku informacyjnego zawartego w art. 946 Kodeksu pracy dodatkowe obowiązki informacyjne nakładają na pracodawców przepisy RODO, czyli rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Administrator danych osobowych (pracodawca) ma obowiązek wskazać osobie, której dane dotyczą (pracownikowi), informację o okresie, przez jaki będą one przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu (art. 13 ust. 2 lit. a RODO). Informacja o przechowywaniu danych osobowych wynikająca z RODO powinna być przekazana pracownikowi najpóźniej w chwili pozyskiwania jego danych osobowych (np. w chwili składania kwestionariusza osobowego i zawierania umowy o pracę). Jest ona niezależna od informacji przekazywanej pracownikom na podstawie art. 946 Kodeksu pracy. Zatem po 1 stycznia 2019 r. pracodawcy powinni zwrócić uwagę na treść przekazywanych pracownikom na podstawie RODO informacji i tam, gdzie zaistnieje taka potrzeba, powinni je zaktualizować, jeżeli zmienił się okres przechowywania danych podanych przez pracowników. W związku z tym należy pamiętać, że 10-letni okres przechowywania dokumentów dotyczy pracowników: zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r., zatrudnionych w latach 1999-2018, pod warunkiem złożenia przez pracodawcę do ZUS: - oświadczenia ZUS OSW oraz - raportu informacyjnego ZUS RIA. A zatem od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnianych osób pracodawca będzie przechowywał dokumentację pracowniczą przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Z kolei dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. musi być przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat. Okres przechowywania dokumentacji kadrowej i sposób jego liczenia Moment nawiązania stosunku pracy Okres przechowywania od 1 stycznia 2019 r. 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. 50 lat, licząc od dnia ustania stosunku pracy, lub 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny ZUS RIA - jeśli pracodawca złożył ten raport przed 1 stycznia 1999 r. 50 lat, licząc od dnia ustania stosunku pracy Zatem takie okresy przechowywania danych osobowych trzeba podać pracownikom zgodnie z przepisami RODO po zmianach od 1 stycznia 2019 r. Podstawa prawna: art. 94 pkt 9a-9b, art. 944-9412 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - z 2018 r. poz. 917; z 2018 r. poz. 2432 art. 7 ust. 1 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją - z 2018 r. poz. 357 art. 13 ust. 2 lit. a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - UE L z 2016 r. Nr 119, s. 1; UE L z 2018 r. Nr 127, s. 2 Marek Skałkowski, ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, redaktor naczelny MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, były pracownik działu porad prawnych Państwowej Inspekcji Pracy Omówienie wzorów dokumentów zmienionych przez nowe przepisy w 2019 r. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – część III – wzory dokumentów do pobraniaTym artykułem zakończymy serię o nowych zasadach prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Z artykułu dowiecie się jak powinny wyglądać nowe kwestionariusze osobowe oraz świadectwo poprzednimi częściami serii możecie zapoznać się tutaj: Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – część I – najważniejsze zmiany w przechowywaniu dokumentów od stycznia 2019 i tutaj: Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – część II – jak zwolnić pracownika i mieć porządek w dokumentach Kwestionariusze osobowe – dla pracownika i kandydata wzory oraz omówienie Kwestionariuszy mamy dwa rodzaje: dla kandydata na pracownika oraz dla dla kandydata – omówienie + wzór + wypełniony kwestionariusz Wdrożenie RODO do polskiego porządku prawnego wymusiło na ustawodawcy zmianę Kodeksu pracy. W ten sposób od 4 maja 2019 r. w Kodeksie pracy obowiązuje nowy przepis art. 221 który stanowi jakie dane możemy zbierać od kandydata, a jakie od z treścią omawianego art. 221 § 1 pracodawca żąda od kandydata następujących danych osobowych obejmujących:1) imię (imiona) i nazwisko;2) datę urodzenia;3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;4) wykształcenie;5) kwalifikacje zawodowe;6) przebieg dotychczasowego Ustawodawca, żebyśmy nie mieli za łatwo, dorzucił paragraf 2 w którym zastrzegł, że pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w pkt 4-6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. No więc kochani pracodawcy, sami musicie teraz ocenić, czy żądać od kandydata podania danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub przebiegu dotychczasowego uznacie, że te dane są wam potrzebne do przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego to śmiało! Jeśli jednak poszukujecie kandydata na konserwatora powierzchni płaskich to ustawodawca dał jasny sygnał, żeby oszczędzić sobie żądania od kandydata wykształcenia lub kwalifikacji opracowanego przez nas kwestionariusza dla kandydata znajdziecie tutaj: pobierz tutajWypełniony wzór opracowanego przez nas kwestionariusza dla kandydata znajdziecie tutaj: pobierz tutajKwestionariusz opracowaliśmy na podstawie opinii Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki dla pracownika – omówienie + wzór + wypełniony kwestionariusz Od pracownika, na podstawie art. 221 § 3 pracodawca żąda podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:1) adres zamieszkania;2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie; (tak, dobrze czytacie! Jeśli nie zażądamy tych danych od kandydata na etapie rekrutacji, bo uznaliśmy, że na to stanowisko, dane te nie były nam potrzebne, to i tak będziemy musieli ich zażądać, jak zdecydujemy się kogoś na to stanowisko przyjąć. Logiczne prawda?);5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk dla was wzór kwestionariusza dla pracownika, który możecie pobrać stąd: pobierz tutajWypełniony wzór kwestionariusza dla pracownika możecie pobrać stąd: pobierz tutajKwestionariusz opracowaliśmy na podstawie opinii Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki pogrubiam słowo „żąda” ponieważ stanowczość tego sformułowania nie pozostawia pracodawcom żadnego wyboru – musimy zażądać od kandydata lub pracownika dokładnie takich danych, o których mówi od tej zasady istnieje wyjątek uregulowany w paragrafie 4 omawianego artykułu 221. Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Przepis ten należy rozumieć w ten sposób, że chcąc zbadać prawdomówność naszego kandydata i zweryfikować informacje wpisane do jego CV to możemy zażądać od niego, aby przedstawił nam odpowiednie wciągamy ich jednak do dokumentacji pracowniczej, chyba że są to dokumenty, które wprost zostały wskazane w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z r. w sprawie dokumentacji pracowniczej ( poz. 2369 ze zm.). O tym, jakie to dokumenty pisaliśmy w pierwszym artykule z tej serii, z którym możecie zapoznać się tutaj: Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – rodzaje i zasady przechowywania dokumentów. Pamiętajcie również, że zgodnie z przepisami § 5 wymienionego wyżej rozporządzenia pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym ma pytania? Ja miałem dla przykładu takie: czy jak zatrudniam kierowców mogę w ich aktach osobowych przetrzymywać kopie ich uprawnień do prowadzenia pojazdów? Odpowiedź: oczywiście, że tak – w celu potwierdzenia możliwości wykonywania przez tych kierowców pracy na stanowisku kierowcy. Kolejne pytanie: czy w dokumentach pracowniczych mogę przetrzymywać świadectwa pracy pracownika wydane przez jego poprzednich pracodawców? Odpowiedź: tak, ale tylko w celu ustalenia wymiaru urlopu wypoczynkowego. Reasumując, jako pracodawcy musimy być świadomi i profesjonalni, na każdej płaszczyźnie wykonywanej przez nas działalności, także tej organizacyjno-prawnej – tego wymaga od nas aktualne prawo. Przepisy Kodeksu pracy, rozporządzenia wykonawczego oraz RODO zobowiązują nas do przeprowadzenia procesu myślowego, czego ja w zasadzie potrzebuję od kandydata?Powoli kończą się czasy zbierania wszystkiego na zapas. Jeżeli zdecydujemy się zabrać od pracownika dokumenty nie wymienione w rozporządzeniu to będziemy musieli wykazać, że mieliśmy uzasadniony cel w ich wzór świadectwa pracyZmiany w Kodeksie pracy związane z wdrożeniem w Polsce okrytego złą sławą ROD(E)O dotknęły także stosowany do tej pory wzór świadectwa pracy wydajemy pracownikowi na podstawie art. 97 Kodeksu pracy w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Mamy na to 7 dni, licząc od dnia w którym następuje ustanie stosunku pracy. Świadectwo możemy wręczyć osobiście, a jeśli wręczenie osobiste z przyczyn obiektywnych nie jest możliwe, możemy je także wysłać za pośrednictwem operatora pocztowego lub doręczyć w inny sposób (np. kurierem).Sam wzór świadectwa stanowi załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. ( z dnia 7 września 2019 r. obowiązuje nowy wzór, z którym możecie zapoznać się tutaj: pobierz tutajPrzykładowo uzupełniony wzór świadectwa pracy możecie pobrać tutaj: pobierz tutajMamy nadzieję, że udostępnione wzory posłużą Wam w do pobrania:Wzór kwestionariusza dla kandydataPrzykładowo wypełniony kwestionariusz dla kandydataWzór kwestionariusza dla pracownikaPrzykładowo wypełniony wzór kwestionariusza dla pracownikaWzór świadectwa pracyPrzykładowo wypełniony wzór świadectwa pracyKoniecznie przeczytaj inne artykuły w dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczejCzęść I – Przechowywanie akt osobowych – nowe zasady przechowywania dokumentacji pracowniczejCzęść II – Jakie dokumenty są wymagane przy zwolnieniu pracownikówPytania dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej? Pisz w komentarzach!Gdybyście mieli pytania, proszę zostawcie Sardynki!Podobał Ci się ten artykuł?Zapisz się do newslettera, otrzymuj informacje o nowych artykułach, odbierz dostęp do ponad 60 wzorów dokumentów, szablonów, grafik i Exceli. Pobierz program Wersja: | Pobrań: 4405 | Obowiązuje od: 2018-10-29 3 5 | Głosów: 1 Opis: IoPDP Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej Dokumentacja pracownicza po zakończeniu (rozwiązaniu lub wygaśnięciu z mocy prawa) stosunku pracy ulega okresowemu przechowywaniu zgodnie z takimi samymi zasadami ochrony, jakie obowiązywały w trakcie trwania stosunku pracy. Pracownik ma prawo w każdym momencie do wglądu w dokumentację, poprawienia danych w niej zawartych a także do odbioru dokumentacji. Pracodawca ma obowiązek prawidłowo poinformować pracownika o warunkach i terminie przechowywania i odbioru dokumentacji. Pracodawca powinien przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie powyższych 10 lat pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W tym przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł. W zakresie informacji, pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o: okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej; możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w wyżej wymienionym okresie. Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej. Do czasu zniszczenia, nawet gdy jest on dłuższy niż podany w przekazanej wstępnie informacji pracodawca może wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi. Podstawa prawna: Art. 94 (6) ustawy z dnia z dnia 26 czerwca 1974 r. kodeks pracy tj. z dnia 13 kwietnia 2018 r. ( z 2018 r. poz. 917). Cechy formularza: Grupa formularzy: Typ sprawy Formularze bazowe Praca i kadry Umowy, pisma, wnioski Kategoria Urząd Nota prawna: PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji. Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu. Format XML dla programistów: Komentarze użytkowników: Pobierz program Wersja: | Pobrań: 12201 | Obowiązuje od: 2019-01-01 Opis: SP INF Informacja w sprawie przechowywania dokumentacji pracowniczej W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o: okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej (do 10 lat po upływie zatrudnienia); możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w tym okresie. Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej. W terminie tym do czasu zniszczenia, pracodawca może wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi. Jeżeli jednak przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca: 1) jest stroną tego postępowania - przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu okresu 10 letniego obowiązkowego jej przechowywania, 2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania - okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej. Podstawa prawna: Art. 94(6) ustawy z dnia z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy tj. z dnia 13 kwietnia 2018 r. ( z 2018 r. poz. 917). Cechy formularza: Grupa formularzy: Typ sprawy Formularze bazowe Praca i kadry Umowy, pisma, wnioski Kategoria Urząd Nota prawna: PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji. Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu. Format XML dla programistów: Komentarze użytkowników:

wzór informacji o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej